L'automatisation de la réception des marchandises signifie que le décompte qui détermine ce que vous devez est effectué une seule fois, à l'entrée, par rapport au bon de commande, par la personne qui examine la palette. La plupart des dépôts le font deux fois. Un vérificateur note le manquant sur la note papier, la note se rend au bureau dans la poche de quelqu'un, et le chiffre est ressaisi une heure plus tard par une personne qui n'était pas présente. À ce moment-là, la palette a été emballée et rangée. HMRC stipule que les registres de TVA doivent être conservés pendant au moins six ans, et le bon de livraison que vous avez signé à l'entrée est soumis à ces règles de tenue des registres de TVA. Si vous gérez un dépôt de gros, vous savez déjà comment cela se termine. La demande de crédit arrive des semaines plus tard, le compte est bloqué, et quelqu'un au comptoir commercial se dispute à propos de caisses que personne ne peut compter maintenant.
Le quai, la note et le pistolet à film étirable
Un quai de réception de marchandises en gros est une file d'attente. Le camion est en marche arrière, le chauffeur veut que la note soit signée, et le vérificateur a une face de prélèvement à reconstruire avant que les camionnettes ne partent.
Les caisses datées aggravent la situation. Quelqu'un doit lire la date sur la caisse et compter les caisses, car une livraison à courte durée de vie acceptée à l'entrée devient votre problème et non celui du fournisseur.
La note papier est la seule chose qui circule entre le quai et le bureau. Elle est annotée au stylo-bille, elle prend l'humidité, et le pistolet à film étirable est posé dessus pendant que la palette est terminée (le stylo-bille est toujours celui du dépôt, jamais celui du chauffeur).
Personne n'est négligent ici. L'information naît au mauvais endroit. Elle naît sur papier, dans une entrée, tenue par quelqu'un à qui l'on demande également quand la commande de produits surgelés va partir.
Le compte commercial qui a commandé ces caisses ne verra rien de tout cela. Il voit un relevé.
Ce que nous gérons pour un grossiste à Tottenham
Nous avons construit le système qu'un grossiste alimentaire à Tottenham, au nord de Londres, utilise, et nous le gérons maintenant. Il fonctionne sur Odoo. Uniquement pour les clients professionnels. Certains d'entre eux commandent via un site web professionnel avec un panier. Certains envoient un message depuis un téléphone alors qu'ils sont assis dans une camionnette sur la North Circular. Dans tous les cas, la commande est saisie une seule fois, par le système, et non par une personne la lisant à une autre personne.
Une commande est vérifiée par rapport au stock avant que quiconque ne la prépare. Les préparateurs travaillent sur un appareil d'entrepôt et chaque ligne préparée prend une photo. Le chauffeur prend une signature sur un appareil au moment de la livraison. Les factures et la déclaration de TVA proviennent du même système, et personne ne les ressaisit. Les bons de commande sont également émis là, et cela est important ici, car la réception des marchandises a alors quelque chose à compter.
Nous avons fait une erreur au début. Les identifiants étaient sensibles à la casse et personne n'avait informé le personnel du client. Chaque identifiant a été réinitialisé en minuscules.
Comment automatiser la réception des marchandises sans remplacer le système que vous utilisez déjà ?
Vous placez un appareil à l'entrée et vous lui donnez les bons de commande ouverts de votre système existant. C'est tout le mouvement. Le décompte se fait par rapport à la commande, le manquant est enregistré là où il s'est produit, et le bureau cesse de ressaisir.
La plupart des systèmes d'entreprise transmettent les bons de commande ouverts et reprennent une ligne de réception, soit via une interface, soit via une exportation planifiée. Lorsque ce n'est pas le cas, une couche intermédiaire entre les systèmes conserve le fichier, le réessaie et empêche la même livraison d'être enregistrée deux fois.
Le même schéma s'applique lorsque l'objet à l'entrée est un camion plutôt qu'une personne. Dans un centre de distribution de détail, la partie qui bloque en premier est le quai de déchargement vers le stockage en vrac, ce que l'article de cette semaine sur les chariots élévateurs automatisés aborde.
Vous n'avez pas besoin d'un nouveau système d'entrepôt pour compter correctement une palette.
Vous avez besoin que le décompte se fasse une seule fois.
Là où le même fait est saisi deux fois
Chaque dépôt de gros dispose déjà de systèmes. Ce qui lui manque, c'est un endroit convenu où le décompte est enregistré, et un moment où il est effectué. Le même écart apparaît en période de pointe dans le commerce de détail en ligne, où la couche de déplacement des palettes alimentant la face de prélèvement est la première à céder.
Nous cartographions cela en remontant la chaîne à partir de la note de crédit. Supposons qu'un fournisseur envoie quarante caisses et que trente-huit arrivent, par exemple. Si la différence est enregistrée au quai, la facture du fournisseur ne correspond pas d'elle-même et quelqu'un est informé. Si elle est enregistrée au bureau, la différence devient une opinion (personne ne gagne cet argument).
| Étape | Saisie deux fois | Saisie une fois |
|---|---|---|
| Au quai | Le vérificateur écrit sur papier | Le vérificateur compte par rapport à la commande |
| Livraison incomplète | Discutée des semaines plus tard | Photographiée à l'entrée |
| Solde des stocks | Corrigé après un décompte | Se déplace lorsque la palette se déplace |
| Facture fournisseur | Correspondance par mémoire | Correspondance à la ligne de réception |
| Demande de crédit | Reconstruite à partir de trois personnes | Répondue à partir d'un seul enregistrement |
La même cartographie chez un négociant en matériaux de construction commencerait par le bon de cour et chez un distributeur de pièces automobiles par la tournée de livraison, mais la question ne change pas. Où le fait est-il né, et qu'est-ce qui le lit ensuite ?
La manutention est le point où cela cesse d'être un argument de paperasse. Le Health and Safety Executive énonce les obligations en matière de transport sur le lieu de travail, et un quai où les gens marchent entre un camion en marche arrière et une palette est l'endroit où ces obligations s'appliquent.
Quand un camion prend la palette
Le trajet physique du quai à la face de prélèvement est la dernière chose à automatiser, et la plus facile à mal faire. Un chariot élévateur autonome n'a pas besoin d'être dirigé par une personne avec un presse-papiers.
Il doit prendre l'ordre de mouvement du système qui a enregistré la livraison, déplacer la palette et enregistrer que le mouvement a eu lieu. Une couche de gestion de flotte gère le routage et le trafic. Lorsque les camions sont de marques différentes, la couche de contrôleur couverte dans l'article de cette semaine les maintient sous un ensemble de règles.
L'enregistrement des stocks reste là où il est déjà.
L'automatisation de la réception des marchandises signifie que le décompte qui détermine ce que vous devez est effectué une seule fois, à l'entrée, par rapport au bon de commande, par la personne qui examine la palette.
Je commencerais par l'entrée
Je préférerais qu'un dépôt règle sa réception de marchandises avant d'acheter quoi que ce soit d'autre. L'entrée n'est pas glamour. Tous les autres chiffres du bâtiment en dépendent.
Le chiffre du stock est une estimation si la livraison a été saisie à partir d'une note. Une reconstruction de face de prélèvement est aussi une estimation. De même que la demande de crédit, avec une facture jointe.
Beaucoup de gens vous diront de commencer par la face de prélèvement, car c'est là que se trouvent les heures. Ils ont raison pour les heures. Je pense toujours que vous devriez commencer là où le fait est né, dans une entrée, avec un stylo-bille.
Questions que les gens au quai nous posent
Que signifie réellement l'automatisation de la réception des marchandises dans un entrepôt ?
Cela signifie que la livraison est comptée une fois, à l'entrée, par rapport au bon de commande, sur un appareil plutôt que sur papier. Le manquant est enregistré là où quelqu'un peut encore voir la palette. Rien de ce décompte n'est ressaisi par la suite.
Comment intégrer des robots si notre système n'a pas d'API ?
Un fichier planifié fait l'affaire. Exportez les commandes ouvertes, importez les confirmations en retour, et laissez une couche intermédiaire gérer la traduction, les réessais et les répétitions. C'est plus lent qu'une interface en direct et cela nécessite des règles claires concernant le timing, mais cela laisse le système central intact, ce qui est généralement ce qui importe le plus aux personnes qui l'ont payé.
Notre entrepôt est-il prêt à connecter des robots à notre ERP ?
La préparation est principalement une question de données. Chaque emplacement a besoin de sa propre identité, les soldes de stock doivent être fiables, et le système doit distribuer le travail ouvert et reprendre les confirmations. Lorsque les données de base sont de mauvaise qualité, l'automatisation par-dessus multiplie les erreurs au lieu de les supprimer. Corrigez d'abord les données.
Comment les robots d'entrepôt mettent-ils à jour les niveaux de stock en temps réel ?
Chaque mouvement terminé renvoie une confirmation nommant la charge, l'endroit d'où elle est partie et l'endroit où elle est arrivée. Votre système d'entrepôt enregistre cela comme un mouvement de stock, de sorte que les soldes changent à mesure que les palettes changent de position plutôt qu'à un décompte de fin de poste. Un mouvement qui échoue ou est abandonné doit soulever une exception plutôt que de s'enregistrer silencieusement. Le silence est l'ennemi ici.
Avons-nous besoin de codes-barres sur chaque caisse pour compter à l'entrée ?
Les codes-barres au niveau des caisses sont excellents et la plupart des dépôts ne les obtiendront jamais de tous les fournisseurs. Compter par rapport au bon de commande sur un appareil vous permet d'atteindre la plupart des objectifs sans demander au fournisseur de changer quoi que ce soit. Ajoutez la numérisation plus tard, sur les lignes où cela est rentable.
Pouvons-nous automatiser la réception des marchandises sans changer la façon dont les fournisseurs envoient les livraisons ?
Principalement, car le changement est entièrement à l'intérieur de votre bâtiment. Votre propre décompte se déplace vers l'entrée, et il est comparé au bon de commande.
Si votre porte de réception de marchandises fonctionne toujours sur papier, c'est par là que nous commencerions. Nous sommes à Wimbledon et nous nous déplaçons.
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