Un fuori noleggio scritto al cancello e ridigitato alla scrivania, una bolla di pesatura copiata nel registro giornaliero — un errore in ogni transazione, e il numero che nessuno nel vostro edificio ha annotato.

Il buono di consegna che avete in mano è già stato digitato in due sistemi, e sono le 17:40 di giovedì 10 settembre. L'autista ha preso la firma al cancello del sito martedì e la copia originale è tornata con il furgone mercoledì. Questa mattina qualcuno allo sportello ha inserito le quantità, il prelievo parziale e il riferimento dell'ordine nella procedura di fatturazione. Ora il cliente è al telefono e dice di averne presi nove, non dodici, e la prova è un documento in una cartella dietro di voi. La stessa cartella contiene quelli della settimana scorsa e della settimana precedente. Lunedì emetterete una nota di credito, e nessuno qui ha fatto nulla di sbagliato oggi. Nessuno lo registra come costo. Sembra giovedì.

Il filo conduttore di questa settimana: ogni azienda che acquista, detiene e vende o noleggia merci può contare i punti in cui lo stesso fatto viene digitato due volte, quasi nessuno annota quel numero perché non appartiene a nessun singolo reparto, ed è la diagnostica più economica che avete.

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### 1. Il conteggio - cos'è e perché il numero non esiste nel vostro edificio

Digitato due volte significa che lo stesso fatto, una quantità, un prezzo, una data o un numero di parte, viene digitato da una persona in due posti. Non controllato due volte. Digitato due volte. La distinzione è importante, perché la doppia immissione di dati ha due significati e solo uno è un problema. La verifica a doppia immissione, in cui la stessa cifra viene inserita due volte, spesso da una seconda persona, in modo che il sistema possa confrontare le due, è un controllo che qualcuno ha scelto. La ridigitazione, in cui un fatto registrato in un luogo viene digitato di nuovo in un altro perché i due non comunicano, è uno spreco. Noi contiamo il secondo caso.

Il conteggio è un numero semplice, rilevato settimanalmente, su un anello della vostra catena. Lo si ottiene percorrendo quell'anello con le persone che lo gestiscono, ponendo una domanda a ogni scrivania, dispositivo e blocco: da dove proviene quel numero. Quando la risposta è una schermata che qualcun altro ha compilato, segnate un punto.

La ragione per cui il numero non esiste non è la pigrizia. È la proprietà. In un commerciante di materiali edili l'autista possiede il biglietto firmato, la filiale possiede la procedura di fatturazione, e nessuno dei due possiede il divario. In un rivenditore di ricambi auto il pezzo restituito è scritto su una nota cartacea nel furgone, accreditato da quella nota in seguito, il supplemento sul nucleo inseguito quando l'estratto conto non corrisponde. In un magazzino di ingegneria un numero di parte va su un blocco di richiesta, nell'ordine di acquisto, poi nell'ordine di lavoro. Tutti stanno facendo il loro lavoro. Ogni punto sembra banale da solo. Nessuno si trova in una posizione da cui può vederli tutti contemporaneamente, quindi il totale non è mai stato scritto, e un totale che nessuno ha scritto non può essere contestato.

È anche l'unico numero che appartiene alla catena piuttosto che a un reparto. I giorni alla fattura appartengono alla contabilità. L'accuratezza delle scorte appartiene a chi gestisce il piazzale, i magazzini o la baia. Il conteggio appartiene alla giunzione tra di essi.

Chiedete al vostro team questa settimana: "Dal momento in cui questo fatto viene annotato per la prima volta al momento in cui raggiunge una fattura, quante tastiere attraversa e chi possiede i divari?"

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### 2. Perché sopravvive a ogni aggiornamento - perché la soluzione non è quasi mai un nuovo sistema

Quasi nessuno con questo problema ha bisogno di un nuovo sistema. Hanno bisogno che quello che già possiedono smetta di chiedere a una persona di essere il suo strato di integrazione.

Il software viene venduto, in parte, come la fine della ridigitazione. Il problema è che la ridigitazione non vive all'interno di un sistema. Vive nelle giunzioni, tra un sistema e l'altro, tra una telefonata e uno schermo, tra un cancello, un magazzino di reparto o una porta di carico di una sede e una scrivania a due miglia di distanza. Una migrazione sposta le giunzioni; se le rimuove dipende dal fatto che qualcuno le abbia contate prima.

La catena consegnata è nel commercio all'ingrosso e nella distribuzione, per un gruppo all'ingrosso; in ogni altro settore questo è un metodo, derivato dagli stessi sette anelli e non ancora costruito per un cliente lì. Quegli anelli sono gli stessi ovunque: offerta del fornitore, ordine di acquisto, merci in entrata, scorte, allocazione, merci in uscita, fattura e pagamento. Solo le parole cambiano.

Lo stesso difetto, sei mestieri:

  • Noleggio di attrezzi e impianti: il fuori noleggio. Scritto su un foglio al cancello, digitato nel contratto la mattina successiva, digitato di nuovo quando la data di interruzione viene interrogata. Digitato una volta: preso al telefono al momento del ritiro.
  • Produzione: la nota di ricevimento merci. Scritta sul blocco GRN, digitata contro l'ordine di lavoro, digitata di nuovo quando la fattura non corrisponde. Digitata una volta: scansionata contro la riga dell'ordine di acquisto nella baia.
  • Produzione alimentare e di bevande: il codice lotto. Sull'etichetta del pallet, nel foglio di calcolo di ingresso, poi sulla bolla di spedizione. Digitato una volta: preso all'ingresso, portato alla spedizione.
  • Forniture sanitarie: il numero di lotto. Letto dalla bolla di consegna, digitato nel registro delle scorte, digitato di nuovo sulla fattura con il riferimento dell'ordine di acquisto del cliente. Digitato una volta: lotto e scadenza acquisiti al ricevimento e riportati sulla fattura.
  • 3PL e logistica: il movimento fatturabile. Unità di movimentazione su un foglio di lavoro, in una cartella di lavoro del cliente, in una fattura tre settimane dopo. Digitato una volta: fatturato dal movimento stesso.
  • Noleggio eventi e AV: la lista del kit. Digitata nel preventivo, ridigitato nel foglio di preparazione, ridigitato nella fattura. Digitato una volta: una lista, dal preventivo alla fattura.

Chiedete nel vostro prossimo incontro con il fornitore: "Quali dei punti in cui digitiamo lo stesso fatto due volte questo rimuove, e quali sposta?"

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### 3. Quanto costa il conteggio - perché i minuti sono la parte più piccola

La corrispondenza a tre vie controlla l'ordine di acquisto, la nota di ricevimento merci e la fattura del fornitore l'uno contro l'altro prima che il pagamento sia approvato. Quando uno dei tre è un blocco in un cassetto, la seconda digitazione smette di costare secondi e inizia a costare una quindicina di giorni.

Il conteggio è una previsione di dove saranno le vostre discussioni. Ogni punto in cui un fatto viene digitato due volte è un punto in cui due registrazioni possono non concordare, e ogni disaccordo arriva travestito da qualcos'altro: una nota di credito, una cifra di magazzino modificata in tre posti che sovraccarica una linea di vendita al dettaglio entro giovedì, una richiesta di richiamo nelle forniture sanitarie a cui si risponde da un archivio.

La deriva è l'altro costo, e raggiunge la banca. Il divario tra la partenza delle merci e l'emissione della fattura è fatto di passaggi di trascrizione, ognuno in attesa che qualcuno abbia tempo. In un commerciante agricolo in stagione il peso netto viene stampato al ponte, va nel registro giornaliero, poi nella fattura. Entro venerdì il registro giornaliero è indietro di una settimana, e la fattura non può essere in anticipo rispetto ad esso.

Queste sono cifre illustrative per il metodo, non un benchmark; eseguitele sui vostri conteggi. Supponiamo che un anello porti dodici punti, ognuno di novanta secondi, quaranta volte a settimana. Sono dodici ore a settimana di digitazione prima che un errore venga inseguito.

Non pubblichiamo alcun benchmark per i giorni dall'evento scatenante alla fattura, sia che tale evento sia una consegna, un fuori noleggio o la chiusura di un lavoro. Diffidate di chi lo fa senza pubblicare il proprio metodo. Misuriamo il vostro: mediana e 90° percentile, ultimi tre mesi, dalla vostra esportazione. Supponiamo che la vostra esportazione dia una mediana di due giorni dall'evento scatenante alla fattura, con un 90° percentile di nove. Questo non è un problema di due giorni. Si tratta di una manciata di lavori in cui la copia originale è finita in un vassoio ed è rimasta lì. Quei clienti scrivono le email.

Chiedete al vostro responsabile finanziario: "Delle note di credito che abbiamo emesso il mese scorso, quante risalgono a un fatto digitato in due posti, e qual è il divario mediano tra la movimentazione delle merci e l'emissione della fattura?"

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### 4. Correggere un anello, non sette - cosa misurare prima che qualcuno scriva codice

La tentazione è di sistemare tutto. Questo non è un problema di scala ma un problema di eccezioni. Ogni anello ha i suoi casi di "giornata storta": la consegna parziale, il prelievo parziale, il noleggio anticipato di un giorno con una porta rotta. Un progetto che copre sette anelli non ne copre nessuno correttamente, perché nessuno può descrivere le eccezioni di ogni anello in una sola seduta. È per questo che le prime due settimane di un pilota producono un progetto firmato piuttosto che una costruzione: quelle eccezioni sono il lavoro.

Una Chain Map è mezza giornata di mappatura dei processi in loco che si conclude con una mappa scritta di due pagine, un anello scelto, una linea di base controfirmata e un preventivo fisso per il pilota. La stanza è composta da tre persone: voi, la persona che gestisce l'anello e chi fattura.

Classificate i candidati in base ai giorni dall'evento scatenante alla fattura e alle note di credito al mese; il peggiore su entrambi vale sei settimane. Poi firmate il numero. Un numero prodotto dal fornitore è marketing. Un numero prodotto dal cliente è una pretesa. Un numero che entrambe le parti hanno preso insieme dalle esportazioni del cliente, su un foglio datato con due firme, è una prova.

Quattro regole lo mantengono onesto. Nessuna linea di base, nessuna costruzione. Nessun accesso scritto, nessuna costruzione. Ogni esportazione conservata con la sua data e l'hash del file. Stesse esportazioni, stesso periodo, stesso cronometro alla sesta settimana. Il secondo decide se qualcosa può iniziare: un sistema ERP, di noleggio o commerciale di solito ha una via d'accesso onesta, un'API, un database o un'importazione programmata, e quale il vostro consente è stabilito per iscritto prima di qualsiasi codice.

Nessuno può mettere a rischio una commissione su una migrazione, perché dura molti mesi, tocca ogni anello contemporaneamente e la sua misura non può essere isolata. Lo stesso vincolo ci lega: una commissione può essere messa a rischio solo su un anello, un sito, un sistema e un numero. Quindi chiedete a qualsiasi fornitore cosa succede se il numero non si muove, e ascoltate se la risposta contiene denaro.

Chiedete a chi propone il lavoro, inclusi noi: "Su quale singolo numero siete disposti a essere giudicati, come verrà preso e chi firma il foglio su cui è scritto?"

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### L'aritmetica

  • Sei misure, tutte dai vostri dati: giorni alla fattura, mediana e 90° percentile; punti digitati due volte, contati in loco; documenti gestiti a mano; note di credito al mese; minuti di cronometro su dieci o venti transazioni; ore di scrivania a settimana, firmate da chi le esegue.
  • A titolo illustrativo: dodici punti su un anello, novanta secondi ciascuno, quaranta volte a settimana sono dodici ore a settimana di digitazione. Eseguitelo sui vostri conteggi.
  • Sei settimane per un pilota: due per un progetto firmato, tre per la costruzione in una copia di prova del vostro sistema, una in diretta in un sito, poi 30 giorni di correzioni.
  • Un punto di arresto, alla fine della seconda settimana, dopo l'approvazione del progetto: fermatevi lì, pagate solo la fattura di avvio e conservate la mappa.
  • La Chain Map è una tariffa fissa, confermata per iscritto prima di qualsiasi prenotazione e accreditata per intero rispetto al pilota, con la mappa, il foglio di base e il preventivo del pilota sulla vostra scrivania entro dieci giorni lavorativi. Il pilota è un prezzo fisso, quotato nella vostra Chain Map. Il retainer è mensile, quotato solo dopo che il pilota ha superato la sua misura.

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### Cosa fare lunedì mattina

  • Percorrete un anello con un taccuino e contate. Scegliete l'anello che ha generato la vostra ultima nota di credito, non il più grande. Iniziate dove il fatto viene annotato per la prima volta, al cancello, nella baia, nel furgone, allo sportello di noleggio, sul blocco di richiesta, e seguitelo fino alla fattura, segnando ogni volta che qualcuno digita ciò che esiste già altrove. Poi chiedete a chi fa il lavoro quante ore a settimana ci vuole, e fatevelo firmare.
  • Estraete tre mesi di esportazioni e misurate il divario. Prendete la data in cui è avvenuto l'evento scatenante e la data in cui è stata emessa la fattura o la nota di credito, quindi annotate la mediana e il 90° percentile. Non fate la media: una media nasconde la coda. Fatelo anche se non acquistate nulla quest'anno: quel foglio è ciò che trasforma la pretesa di un fornitore in un risultato.
  • Inviate al vostro fornitore di sistema una domanda scritta. "Quale percorso di accesso consente il nostro contratto, API, database o importazione programmata, e c'è una commissione?" Quella risposta decide cosa è possibile, ed è la ragione più comune per cui un pilota non inizia mai.

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Se qualcosa di tutto ciò è vicino alla vostra settimana, sono lieto di avere una conversazione tranquilla sulla vostra catena: nessun pitch, nessun deck, e voi mantenete tutto ciò che elaboriamo. FlyWei Robotics Ltd è un team di ingegneri specialisti in AI che automatizzano la catena di acquisto, detenzione e vendita, dall'acquisto alla fatturazione, all'interno del sistema ERP, di noleggio o commerciale che un'azienda già utilizza, piuttosto che accanto ad esso. Lavoriamo in questo modo perché la catena consegnata è nel commercio all'ingrosso e nella distribuzione, per un gruppo all'ingrosso, e perché un'azienda a cui viene detto di sostituire il proprio sistema prima non inizia mai. La Chain Map è disponibile su https://flywei.co.uk/services/chain-map/