Eine Abmeldung, die am Tor geschrieben und am Schreibtisch erneut eingegeben wurde, ein Wiegeschein, der in das Tagesbuch kopiert wurde – ein Fehler in jedem Geschäft, und die Zahl, die niemand in Ihrem Gebäude notiert hat.

Der Lieferschein in Ihrer Hand wurde bereits in zwei Systeme eingegeben, und es ist Donnerstag, der 10. September, 17:40 Uhr. Der Fahrer hat die Unterschrift am Dienstagmorgen am Werksgelände entgegengenommen, und die Originalkopie kam am Mittwoch mit dem Lieferwagen zurück. Heute Morgen hat jemand am Schalter die Mengen, die Fehlmenge und die Bestellreferenz für den Rechnungsdurchlauf eingegeben. Jetzt ruft der Kunde an und sagt, er habe neun, nicht zwölf, erhalten, und der Beleg ist ein Zettel in einem Ordner hinter Ihnen. Im selben Ordner befinden sich die der letzten Woche und der Woche davor. Sie werden am Montag eine Gutschrift erstellen, und niemand hier hat heute etwas falsch gemacht. Niemand verbucht dies als Kosten. Es sieht nach Donnerstag aus.

Der rote Faden dieser Woche: Jedes Unternehmen, das Waren kauft, lagert und verkauft oder vermietet, kann die Punkte zählen, an denen dieselbe Tatsache zweimal eingegeben wird. Fast niemand notiert diese Zahl, weil sie keiner einzelnen Abteilung gehört, und es ist die günstigste Diagnose, die Sie haben.

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### 1. Die Zählung – was sie ist und warum die Zahl in Ihrem Gebäude nicht existiert

Zweimal eingegeben bedeutet, dass dieselbe Tatsache, eine Menge, ein Preis, ein Datum oder eine Teilenummer, von einer Person an zwei Stellen eingegeben wird. Nicht zweimal überprüft. Zweimal eingegeben. Der Unterschied ist wichtig, denn die doppelte Dateneingabe hat zwei Bedeutungen, und nur eine ist ein Problem. Die doppelte Eingabeprüfung, bei der dieselbe Zahl zweimal, oft von einer zweiten Person, eingegeben wird, damit das System die beiden vergleichen kann, ist eine Kontrolle, die jemand gewählt hat. Das erneute Eingeben, bei dem eine an einem Ort erfasste Tatsache an einem anderen Ort erneut eingegeben wird, weil die beiden nicht miteinander kommunizieren, ist Verschwendung. Wir zählen die zweite.

Die Zählung ist eine einfache Zahl, die pro Woche an einem Glied Ihrer Kette ermittelt wird. Sie erhalten sie, indem Sie dieses Glied mit den Personen, die es betreiben, durchgehen und an jedem Schreibtisch, Gerät und Notizblock eine Frage stellen: Woher kam diese Zahl? Wenn die Antwort ein Bildschirm ist, den jemand anderes ausgefüllt hat, markieren Sie einen Punkt.

Der Grund, warum die Zahl nicht existiert, ist nicht Faulheit. Es ist die Zuständigkeit. Bei einem Baustoffhändler gehört der unterschriebene Lieferschein dem Fahrer, der Rechnungsdurchlauf der Filiale, und keiner von beiden besitzt die Lücke. Bei einem Kfz-Teilehändler wird das zurückgegebene Teil auf einem Zettel im Lieferwagen vermerkt, später von diesem Zettel gutgeschrieben, der Kernzuschlag wird verfolgt, wenn die Abrechnung nicht übereinstimmt. In einem technischen Lager geht eine Teilenummer auf einen Anforderungsschein, in die Bestellung und dann in den Arbeitsauftrag. Jeder macht seine Arbeit. Jeder Punkt sieht für sich genommen trivial aus. Niemand steht so, dass er alle auf einmal sehen kann, daher wurde die Gesamtsumme nie notiert, und eine Gesamtsumme, die niemand notiert hat, kann nicht diskutiert werden.

Es ist auch die einzige Zahl, die zur Kette und nicht zu einer Abteilung gehört. Tage bis zur Rechnung gehören zur Buchhaltung. Die Lagergenauigkeit gehört demjenigen, der den Hof, die Lager oder die Bucht verwaltet. Die Zählung gehört zur Nahtstelle zwischen ihnen.

Fragen Sie Ihr eigenes Team diese Woche: „Von dem Moment an, in dem diese Tatsache zum ersten Mal aufgeschrieben wird, bis zu dem Moment, in dem sie eine Rechnung erreicht, wie viele Tastaturen durchläuft sie, und wem gehören die Lücken?“

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### 2. Warum es jedes Upgrade überlebt – warum die Lösung fast nie ein neues System ist

Fast niemand mit diesem Problem braucht ein neues System. Sie brauchen das, das sie bereits besitzen, um aufzuhören, eine Person als Integrationsschicht zu verwenden.

Software wird teilweise als Ende der erneuten Eingabe verkauft. Das Problem ist, dass die erneute Eingabe nicht innerhalb eines Systems stattfindet. Sie findet an den Nahtstellen statt, zwischen einem System und dem nächsten, zwischen einem Telefonanruf und einem Bildschirm, zwischen einem Tor, einem Stationslager oder einer Laderampe eines Veranstaltungsortes und einem Schreibtisch zwei Meilen entfernt. Eine Migration verschiebt die Nahtstellen; ob sie sie entfernt, hängt davon ab, ob jemand sie zuerst gezählt hat.

Die gelieferte Kette befindet sich im Großhandel und Vertrieb, für eine Großhandelsgruppe; in jedem anderen Sektor ist dies eine Methode, die aus denselben sieben Gliedern abgeleitet und noch nicht für einen Kunden dort gebaut wurde. Diese Glieder sind überall gleich: Lieferantenangebot, Bestellung, Wareneingang, Lagerbestand, Zuweisung, Warenausgang, Rechnung und Zahlung. Nur die Worte ändern sich.

Derselbe Fehler, sechs Gewerbe:

  • Werkzeug- und Anlagenvermietung: die Abmeldung. Auf einem Blatt am Tor notiert, am nächsten Morgen in den Vertrag eingegeben, erneut eingegeben, wenn das Enddatum abgefragt wird. Einmal eingegeben: telefonisch bei Abholung erfasst.
  • Fertigung: der Wareneingangsschein. Auf dem GRN-Block notiert, gegen den Arbeitsauftrag eingegeben, erneut eingegeben, wenn die Rechnung nicht übereinstimmt. Einmal eingegeben: am Wareneingang gegen die Bestellposition gescannt.
  • Lebensmittel- und Getränkeproduktion: der Chargencode. Auf dem Palettenetikett, in der Wareneingangs-Tabelle, dann auf dem Lieferschein. Einmal eingegeben: beim Wareneingang erfasst, bis zum Versand mitgeführt.
  • Gesundheitsversorgung: die Chargennummer. Vom Lieferschein abgelesen, in den Lagerbestand eingegeben, erneut auf die Rechnung mit der Bestellreferenz des Kunden eingegeben. Einmal eingegeben: Charge und Verfallsdatum bei Empfang erfasst und auf die Rechnung übertragen.
  • 3PL und Logistik: die abrechenbare Bewegung. Handling-Einheiten auf einem Arbeitsblatt, in ein Kundenarbeitsbuch, drei Wochen später in eine Rechnung. Einmal eingegeben: direkt aus der Bewegung abgerechnet.
  • Veranstaltungs- und AV-Verleih: die Kit-Liste. In das Angebot eingegeben, in das Vorbereitungsblatt erneut eingegeben, in die Rechnung erneut eingegeben. Einmal eingegeben: eine Liste, vom Angebot bis zur Rechnung.

Fragen Sie bei Ihrem nächsten Lieferantentreffen: „Welche der Punkte, an denen wir dieselbe Tatsache zweimal eingeben, beseitigt dies, und welche verschiebt es?“

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### 3. Was die Zählung kostet – warum die Minuten der kleinste Teil davon sind

Der dreifache Abgleich prüft die Bestellung, den Wareneingangsschein und die Lieferantenrechnung miteinander, bevor die Zahlung genehmigt wird. Wenn einer der drei ein Notizblock in einer Schublade ist, kostet der zweite Tastendruck nicht mehr Sekunden, sondern beginnt, vierzehn Tage zu kosten.

Die Zählung ist eine Prognose, wo Ihre Streitigkeiten liegen werden. Jeder Punkt, an dem eine Tatsache zweimal eingegeben wird, ist ein Punkt, an dem zwei Aufzeichnungen nicht übereinstimmen können, und jede Meinungsverschiedenheit kommt als etwas anderes daher: eine Gutschrift, eine an drei Stellen bearbeitete Lagerbestandszahl, die eine Einzelhandelsposition bis Donnerstag überverkauft, eine Rückruf-Anfrage in der Gesundheitsversorgung, die aus einem Aktenschrank beantwortet wird.

Drift ist die andere Kostenart, und sie erreicht die Bank. Die Lücke zwischen Warenausgang und Rechnungsstellung besteht aus Transkriptionsschritten, die jeweils darauf warten, dass jemand Zeit hat. Bei einem landwirtschaftlichen Händler in der Saison wird das Nettogewicht an der Brücke gedruckt, in das Tagesbuch eingetragen und dann in die Rechnung. Bis Freitag ist das Tagesbuch eine Woche im Rückstand, und die Rechnung kann nicht davor liegen.

Dies sind illustrative Zahlen für die Methode, kein Benchmark; führen Sie sie mit Ihren eigenen Zählungen durch. Angenommen, ein Glied hat zwölf Punkte, jeder neunzig Sekunden, jeder vierzig Mal pro Woche. Das sind zwölf Stunden Tipparbeit pro Woche, bevor ein Fehler verfolgt wird.

Wir veröffentlichen keinen Benchmark für die Tage vom Auslöseereignis bis zur Rechnung, sei es eine Lieferung, eine Abmeldung oder ein Auftragsabschluss. Misstrauen Sie jedem, der dies tut, ohne seine Methode zu veröffentlichen. Wir messen Ihre: Median und 90. Perzentil, letzte drei Monate, aus Ihrem eigenen Export. Angenommen, Ihr Export ergibt einen Median von zwei Tagen vom Auslöseereignis bis zur Rechnung, mit einem 90. Perzentil von neun. Das ist kein Zwei-Tages-Problem. Es ist eine Handvoll Aufträge, bei denen die Originalkopie in ein Fach gelegt wurde und dort blieb. Diese Kunden schreiben die E-Mails.

Fragen Sie Ihren Finanzmanager: „Wie viele der Gutschriften, die wir letzten Monat erstellt haben, lassen sich auf eine Tatsache zurückführen, die an zwei Stellen eingegeben wurde, und wie groß ist die mittlere Lücke zwischen Warenausgang und Rechnungsstellung?“

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### 4. Ein Glied reparieren, nicht sieben – was zu messen ist, bevor jemand Code schreibt

Die Versuchung ist, alles zu reparieren. Das ist kein Skalierungsproblem, sondern ein Ausnahmeproblem. Jedes Glied hat seine eigenen schlechten Fälle: die Teillieferung, die Fehlmenge, die Rückgabe einen Tag zu früh mit einer kaputten Tür. Ein Design, das sieben Glieder abdeckt, deckt keines richtig ab, weil niemand alle Ausnahmen jedes Gliedes in einer Sitzung beschreiben kann. Deshalb führen die ersten zwei Wochen eines Piloten zu einem unterschriebenen Design und nicht zu einem Bau: Diese Ausnahmen sind die Arbeit.

Eine Chain Map ist ein halber Tag Prozessmapping vor Ort, der in einer schriftlichen zweiseitigen Karte, einem ausgewählten Glied, einer gegengezeichneten Basislinie und einem festen Pilotangebot endet. Der Raum besteht aus drei Personen: Ihnen, der Person, die das Glied betreibt, und demjenigen, der abrechnet.

Bewerten Sie die Kandidaten nach Tagen vom Auslöseereignis bis zur Rechnung und nach Gutschriften pro Monat; der schlechteste in beiden Fällen ist sechs Wochen wert. Dann unterschreiben Sie die Zahl. Eine Zahl, die der Lieferant erstellt hat, ist Marketing. Eine Zahl, die der Kunde erstellt hat, ist eine Forderung. Eine Zahl, die beide Parteien gemeinsam aus den eigenen Exporten des Kunden entnommen haben, auf einem datierten Blatt mit zwei Unterschriften, ist ein Beweis.

Vier Regeln halten es ehrlich. Keine Basislinie, kein Bau. Kein schriftlicher Zugang, kein Bau. Jeder Export mit Datum und Dateihash aufbewahrt. Dieselben Exporte, derselbe Zeitraum, dieselbe Stoppuhr in Woche sechs. Die zweite entscheidet, ob etwas beginnen kann: Ein ERP-, Miet- oder Handelssystem hat normalerweise einen ehrlichen Zugangsweg, eine API, eine Datenbank oder einen geplanten Import, und welcher bei Ihnen zulässig ist, wird schriftlich vor jedem Code festgelegt.

Niemand kann eine Gebühr bei einer Migration riskieren, da sie viele Monate dauert, alle Glieder gleichzeitig berührt und ihr Maß nicht isoliert werden kann. Dieselbe Einschränkung bindet uns: Eine Gebühr kann nur für ein Glied, einen Standort, ein System und eine Zahl riskiert werden. Fragen Sie also jeden Lieferanten, was passiert, wenn sich die Zahl nicht ändert, und achten Sie darauf, ob die Antwort Geld enthält.

Fragen Sie denjenigen, der die Arbeit vorschlägt, einschließlich uns: „Auf welche einzelne Zahl sind Sie bereit, sich beurteilen zu lassen, wie wird sie ermittelt, und wer unterschreibt das Blatt, auf dem sie steht?“

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### Die Arithmetik

  • Sechs Messgrößen, alle aus Ihren eigenen Daten: Tage bis zur Rechnung, Median und 90. Perzentil; zweimal eingegebene Punkte, vor Ort gezählt; manuell bearbeitete Dokumente; Gutschriften pro Monat; Stoppuhr-Minuten bei zehn bis zwanzig Transaktionen; Schreibtischstunden pro Woche, unterschrieben von der Person, die es tut.
  • Illustrativ: zwölf Punkte an einem Glied, jeweils neunzig Sekunden, vierzig Mal pro Woche sind zwölf Stunden Tipparbeit pro Woche. Führen Sie es mit Ihren eigenen Zählungen durch.
  • Sechs Wochen für einen Piloten: zwei für ein unterschriebenes Design, drei für den Bau in einer Testkopie Ihres Systems, eine live an einem Standort, dann 30 Tage für Korrekturen.
  • Ein Stopppunkt am Ende der zweiten Woche, nachdem das Design genehmigt wurde: Dort anhalten, nur die Startrechnung schulden und die Karte behalten.
  • Die Chain Map ist eine feste Gebühr, die schriftlich bestätigt wird, bevor etwas gebucht wird, und vollständig gegen den Piloten gutgeschrieben wird, mit der Karte, dem Basislinienblatt und dem Pilotangebot innerhalb von zehn Arbeitstagen auf Ihrem Schreibtisch. Der Pilot ist ein Festpreis, der in Ihrer Chain Map angegeben ist. Das Honorar ist monatlich, wird erst nach Bestehen der Pilotmessung angegeben.

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### Was am Montagmorgen zu tun ist

  • Gehen Sie ein Glied mit einem Notizbuch durch und zählen Sie. Wählen Sie das Glied, das Ihre letzte Gutschrift generiert hat, nicht das größte. Beginnen Sie dort, wo die Tatsache zum ersten Mal aufgeschrieben wird, am Tor, in der Bucht, im Lieferwagen, am Mietschalter, auf dem Anforderungsschein, und folgen Sie ihr bis zur Rechnung, wobei Sie jedes Mal markieren, wenn jemand das eingibt, was bereits an anderer Stelle existiert. Dann fragen Sie denjenigen, der die Arbeit erledigt, wie viele Stunden pro Woche das dauert, und lassen Sie es ihn unterschreiben.
  • Ziehen Sie Exporte von drei Monaten und messen Sie die Lücke. Nehmen Sie das Datum des Auslöseereignisses und das Datum der Rechnungs- oder Gutschriftserstellung, und notieren Sie dann den Median und das 90. Perzentil. Bilden Sie keinen Durchschnitt: Ein Durchschnitt verbirgt den Ausreißer. Tun Sie es, auch wenn Sie dieses Jahr nichts kaufen: Dieses Blatt verwandelt eine Lieferantenforderung in ein Ergebnis.
  • Senden Sie Ihrem Systemanbieter eine schriftliche Frage. „Welchen Zugangsweg erlaubt unser Vertrag, API, Datenbank oder geplanter Import, und fällt dafür eine Gebühr an?“ Diese Antwort entscheidet, was möglich ist, und ist der häufigste Grund, warum ein Pilot nie startet.

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Wenn dies Ihrer Woche nahekommt, freue ich mich über ein ruhiges Gespräch über Ihre Kette: kein Pitch, kein Deck, und Sie behalten, was immer wir erarbeiten. FlyWei Robotics Ltd ist ein Team von AI-Spezialisten, die die Kauf-, Halte- und Verkaufskette, vom Einkauf bis zur Rechnungsstellung, innerhalb des ERP-, Miet- oder Handelssystems, das ein Unternehmen bereits betreibt, automatisieren, anstatt daneben. Wir arbeiten so, weil die gelieferte Kette im Großhandel und Vertrieb für eine Großhandelsgruppe liegt und weil ein Unternehmen, dem gesagt wird, es solle sein System zuerst ersetzen, nie anfängt. Die Chain Map finden Sie unter https://flywei.co.uk/services/chain-map/