L'automazione degli ordini di acquisto in un magazzino tecnico significa che il pezzo richiesto da un montatore viene digitato una volta, sulla richiesta, e letto da tutti in seguito. L'acquirente lo legge. La ricezione merci lo legge quando arriva la scatola. La corrispondenza della fattura lo legge tre settimane dopo, quando un fornitore vuole essere pagato e qualcuno deve dimostrare cosa è stato ordinato. Nella maggior parte dei siti non funziona così. Un montatore scrive un numero di parte sul retro di una scheda di lavoro, il responsabile del magazzino lo copia in un foglio di calcolo, l'acquirente lo inserisce nel registro acquisti e il numero viene scritto tre volte prima che qualcuno tocchi lo scaffale. Le linee guida sulla fatturazione e l'incasso dei pagamenti stabiliscono cosa un fornitore deve inserire nel documento con cui si sta confrontando. Ci si sta confrontando anche con la propria calligrafia.
Preferirei comprare in ritardo che due volte
Penso che il foglio di calcolo nel mezzo sia il vero problema, e nessuno lo difende apertamente.
Ogni magazzino ne ha uno. Si trova tra le schede di lavoro e il registro acquisti, ha una scheda per fornitore e una sola persona lo capisce. Quella persona è anche quella che sa quale commerciante fornisce ancora il cuscinetto obsoleto. Togliete il foglio di calcolo e gli acquisti rallentano per quindici giorni.
Lasciatelo lì e pagherete un pezzo che è già su uno scaffale al piano superiore, perché lo scaffale non è mai stato nel foglio di calcolo.
Cosa vede effettivamente lo sportello del magazzino
Un montatore arriva allo sportello con un numero di lavoro e metà di un numero di parte.
Il resto è sull'unità vecchia, che è ancora sulla macchina, quindi qualcuno torna indietro con una fotocamera del telefono. Il responsabile del magazzino lo trova sullo scaffale oppure no. In caso contrario, va sulla lista. La lista è un blocco note vicino al bollitore, o un foglio di calcolo, o un messaggio all'acquirente, e in una brutta settimana sono tutte e tre le cose. (Il blocco note vince.) Quando viene emesso un ordine, la scheda di lavoro è già passata, nessuno ha scritto il pezzo rispetto al lavoro e il costo non finisce da nessuna parte.
Poi c'è la scaletta. I pezzi a bassa movimentazione vivono sopra l'altezza della testa, motivo per cui i livelli minimi e massimi su quelle linee sono una finzione e l'acquirente è l'ultimo a scoprirlo.
Come funziona l'automazione degli ordini di acquisto se il magazzino è cartaceo?
Si inizia spostando la richiesta, non l'ordine di acquisto.
La richiesta è dove nasce il numero di parte, quindi è l'unico posto in cui vale la pena essere rigorosi. Un montatore la genera rispetto al lavoro, su un dispositivo allo sportello, scegliendo da un elenco di parti che esistono già nel sistema con un fornitore nominato e un ultimo prezzo. L'acquirente approva una riga piuttosto che ridigitarne una. La ricezione merci registra la consegna rispetto a quella stessa riga, e la fattura arriva in una corrispondenza a tre vie che nessuno deve assemblare a mano.
L'HMRC afferma che i registri IVA devono essere conservati per almeno sei anni, il che è molto più facile quando l'ordine, la consegna e la fattura non sono mai stati tre pezzi di carta separati. I registri sono comunque metà di questo lavoro, come il nostro articolo sulla manutenzione di una linea regolamentata illustra, dove il registro di manutenzione e lo stato convalidato devono essere entrambi attuali prima che qualcosa riparta.
Da dove inizieremmo in un magazzino tecnico
Non l'abbiamo ancora fatto in un magazzino MRO, quindi ecco da dove inizieremmo.
La prima mattina è allo sportello. Si vogliono le linee che si muovono effettivamente, il commerciante su ciascuna di esse e una risposta onesta su cosa fa il foglio di calcolo che il sistema non fa. Diciamo che un sito gestisce quattrocento linee di magazzino e cento di esse ruotano ogni settimana. Quelle cento sono quelle che meritano un ultimo prezzo, un livello minimo e un fornitore nominato, e il resto può rimanere come testo libero finché non guadagnano di meglio. Questo è un esempio pratico piuttosto che un punto di riferimento.
Quando il collo di bottiglia si rivela essere la movimentazione piuttosto che l'acquisto, la risposta è diversa, come il nostro articolo sulla flessibilità della capacità dei pallet copre. La maggior parte delle volte è l'acquisto. Collegare ciò che già si gestisce è il lavoro che facciamo, e inizia con il fatto, non con il software.
| Fase | Digitato due volte | Digitato una volta |
|---|---|---|
| Parte identificata | Sulla scheda di lavoro, poi un blocco note | Sulla richiesta, rispetto al lavoro |
| Ordine emesso | Inserito nel registro da una lista | Approvato dalla riga di richiesta |
| Consegna arriva | Nota firmata, inserita alla scrivania in seguito | Registrata rispetto all'ordine allo sportello |
| Fattura controllata | Tre documenti trovati e confrontati | Corrispondente alla riga esistente |
| Spesa rispetto al lavoro | Sommata a fine mese | Riportata sulla riga dall'inizio |
Come appare un unico luogo per il fatto in un grossista commerciale
Prendiamo un grossista alimentare solo per il commercio come illustrazione piuttosto che come caso di studio. Immaginate l'intera attività che funziona su un unico sistema di registrazione.
Gli ordini di acquisto vengono generati nello stesso sistema. Questo è più importante di quanto sembri, perché tutto il resto che l'azienda fa legge da esso. I clienti ordinano su un sito web commerciale con un carrello, o tramite messaggio da un telefono, e in entrambi i casi l'ordine viene inserito una volta. Un ordine viene controllato rispetto allo stock prima che qualcuno lo prelevi. I prelevatori lavorano su un dispositivo di magazzino e ogni riga prelevata scatta una foto. L'autista prende una firma su un dispositivo al momento della consegna. Le fatture e la dichiarazione IVA escono dallo stesso sistema e nessuno le ridigita.
Un magazzino tecnico non è un grossista alimentare. Le parti sono più lente, le linee hanno una vita più lunga e nulla ha una data. (Le date sono l'intero argomento nel settore alimentare.) L'abitudine è la stessa però. Un unico luogo dove nasce il fatto, e tutto a valle lo legge invece di copiarlo.
Il tratto che una macchina può percorrere
Le parti assemblate devono ancora raggiungere il lavoro, e questo è il tratto che vale la pena dare a una macchina. I carrelli elevatori autonomi prendono un ordine di movimento dal sistema che lo ha generato e riportano il movimento allo stesso posto. Un fatto, una casa. Quale macchina effettua il trasporto è meno importante del fatto che un unico gestore di flotte possa comandare macchine di più produttori, il punto del nostro articolo sui controller, dove il controller sottostante imposta anche la classificazione di sicurezza e la navigazione. Le pagine del trasporto sul posto di lavoro dell'Health and Safety Executive coprono il lato del dovere.
L'automazione degli ordini di acquisto in un magazzino tecnico significa che il pezzo richiesto da un montatore viene digitato una volta, sulla richiesta, e letto da tutti in seguito.
Domande che sorgono allo sportello
I carrelli elevatori autonomi possono integrarsi con il nostro ERP?
Non si collegano direttamente ad esso. Uno strato di gestione della flotta si interpone, prende il lavoro dal vostro sistema aziendale tramite un'interfaccia documentata e lo trasforma in missioni. I completamenti e le conferme di carico tornano allo stesso modo, in modo che il sistema che già gestite rimanga il registro dello stock.
Come integriamo i robot se il nostro sistema non ha un'API?
Un'esportazione e importazione programmata funziona ancora. Il lavoro aperto esce secondo un programma, le conferme tornano e il middleware gestisce la traduzione, i tentativi e i duplicati. È più lento di un'interfaccia in tempo reale e richiede regole di temporizzazione chiare, ma lascia il sistema centrale intatto, il che su un pacchetto finanziario più vecchio è di solito il punto principale e il motivo per cui il progetto viene approvato del tutto.
Cos'è una corrispondenza a tre vie nell'ordinazione degli acquisti?
È il controllo che l'ordine, la consegna e la fattura concordino prima che qualcuno paghi. Fatto a mano significa trovare tre documenti. Fatto su un unico record significa leggere una riga, perché tutti e tre gli eventi sono stati scritti contro di essa.
Dobbiamo sostituire il nostro sistema finanziario per automatizzare gli ordini di acquisto?
Di solito no. La maggior parte del problema si trova prima del registro, dove le richieste arrivano su carta, in fogli di calcolo e come messaggi all'acquirente.
Chi dovrebbe generare la richiesta in un magazzino tecnico?
La persona che conosce il pezzo, che è il montatore o il responsabile del magazzino, piuttosto che l'acquirente. Gli acquirenti approvano e negoziano. Chiedere a un acquirente di interpretare un numero di parte scritto sul retro di una scheda di lavoro è il modo in cui il cuscinetto sbagliato arriva un giovedì.
Quanto tempo ci vuole per configurare l'automazione degli ordini di acquisto?
Meno tempo di quanto ci voglia per sistemare i dati. Collegare le parti è raramente il problema principale. Concordare quali linee di stock meritano un fornitore nominato, un ultimo prezzo e un livello minimo lo è, e quel lavoro appartiene al vostro magazzino piuttosto che a noi.
Se il numero di parte nel vostro magazzino viene scritto tre volte prima che qualcuno tocchi uno scaffale, quella è la catena che mapperemmo per prima, dal nostro ufficio a Wimbledon, nel sud-ovest di Londra.
Prenotate una mappatura della catena di mezza giornata, o leggete cosa colleghiamo.
Nessun obbligo. Rispondiamo entro un giorno lavorativo.