Die Automatisierung von „Order to Cash“ bedeutet, dass die bei der Lieferung entgegengenommene Unterschrift zur Rechnung wird, ohne dass jemand sie noch einmal am Schreibtisch eingibt. Der Lieferwagen ist zurück im Depot, bevor das Büro leer ist, und der Fahrer übergibt einen Stapel Notizen, von denen eine bei Regen auf einer Ladebordwand unterschrieben wurde. Nehmen wir an, ein Stationslager nimmt elf Kisten an und schickt zwei zurück, weil das Verfallsdatum zu nah ist. Niemand schreibt das irgendwo auf, wo die Rechnung es lesen könnte. Wochen später beanstandet der Trust die gesamte Position, und Ihr Kreditreferent hält eine Fotokopie einer Unterschrift ohne Losnummern in der Nähe. Im Gesundheitswesen ist ein Liefernachweis, der die gelieferten Losnummern nicht enthält, eine Unterschrift, aber keine Aufzeichnung. Bleibt er dann unbezahlt, betragen die gesetzlichen Zinsen für eine verspätete gewerbliche Zahlung acht Prozent über dem Basissatz der Bank of England, gemäß den Regeln für verspätete gewerbliche Zahlungen.
Was der Fahrer zurückbringt
Die Lieferstelle ist selten eine Laderampe. Es ist ein Lastenaufzug mit einem Summer, den niemand beantwortet, ein Korridor mit einer offen verkeilten Brandschutztür, ein Reinraumlager, wo der Umkarton entfernt wird, bevor etwas durchgeht.
Die Person, die unterschreibt, ist diejenige, die gerade Dienst hat. Sie unterschreiben für Kisten, nicht für Lose, weil das Los auf der Kiste aufgedruckt ist und die Kiste bereits durch die Tür ist. Kisten werden von einem Rollwagen von Hand abgenommen, was eine eigene Diskussion ist, und die Richtlinien der Health and Safety Executive zum manuellen Handling sind es wert, gelesen zu werden, bevor sich jemand etwas zuzieht.
Zurück im Depot kommen die Notizen am Ende der Tour an und jemand sortiert sie in ein Fach. (Die nasse trocknet auf einem Heizkörper.) Die Losnummern, die herausgingen, stehen auf dem Kommissionierprotokoll, die Unterschrift steht auf Papier, und die beiden werden später durch ein Datum und ein bisschen Erinnerung zusammengeführt.
Diese Zusammenführung ist die Aufgabe.
Wie gelangt ein Liefernachweis auf die Rechnung?
Er gelangt dorthin, indem er eine einzige Aufzeichnung ist, die auf dem Gerät des Fahrers an der Tür erstellt und von der Rechnungsstellung in dieser Nacht gelesen wird. Das Gerät enthält bereits, was für dieses Konto kommissioniert wurde, Losnummern und alles. Die Unterschrift wird gegen diese Positionen erfasst, niemals gegen eine Summe. Alles Verweigerte wird an der Tür mit einem Grund markiert, bevor der Lieferwagen wegfährt.
Das Ergebnis ist eine Rechnung, die dem entspricht, was der Trust tatsächlich entgegengenommen hat, die am Tag der Lieferung erstellt und nach einem Zeitplan verfolgt wird, den niemand sich merken muss. Die Regeln, was eine Rechnung enthalten muss, sind kurz und öffentlich, und die Seite über Rechnungsstellung und Zahlungseingang ist lesenswert, wenn Ihre Vorlage durch Akkumulation gewachsen ist.
Ein Gerät, das eine Unterschrift aufnimmt, speichert auch personenbezogene Daten, was ein kleiner Gedanke mit weitreichenden Folgen ist, und die Richtlinien des Information Commissioner's Office für Organisationen sind der richtige Ausgangspunkt.
Eine Gutschriftanfrage ist dann kein Streit mehr darüber, woran sich jemand erinnert. Es wird zu einer Nachschlageaktion.
Wo wir in einem medizinischen Versorgungsunternehmen anfangen würden
Wir haben dies noch nicht in einem medizinischen Versorgungsunternehmen durchgeführt, daher ist das Folgende eher eine Methode als eine Trophäe. Wir kartieren die Kette rückwärts von der Gutschriftanfrage, denn dort landet das Geld. Welche Positionen werden angefragt. Was die Anfragen tatsächlich besagen. Wo die Tatsache, die sie geklärt hätte, entstanden ist und wer sie danach ein zweites Mal eingegeben hat. (Jemand im Gebäude weiß bereits, welche Konten angefragt werden. Fragen Sie diese Person zuerst.)
In einer Lieferkette eines Trusts ist das Konto der Trust, der Bestand trägt Los- und Verfallsdatum auf jeder Kiste, und die Rückrufaufzeichnung ist das, wonach Sie im schlimmstmöglichen Moment gefragt werden. In einer Praxis oder einem Pflegeheim ist die Bestellung klein und die Lieferung geht an eine Person statt an eine Bucht. Das Papier ist in jedem Fall anders. Die zugrunde liegende Tatsache ist dieselbe.
Aufzeichnungen überdauern auch den Streit. HMRC besagt, dass VAT-Aufzeichnungen mindestens sechs Jahre lang aufbewahrt werden müssen, und die VAT-Aufbewahrungsregeln sagen nichts darüber aus, in welchem Schrank sie aufbewahrt werden.
Die gleiche Problematik zeigt sich auch an anderer Stelle. Zwischen einem Verpackungspunkt und einer Bereitstellungsspur wird die Maschine durch PUWER und einen veröffentlichten ISO-Standard geregelt, anstatt durch die Spezifikation eines einzelnen Herstellers, wie Heberoboter in der Handelsdistribution darlegen. In einem Kühlhaus wird die Einlagerung in schmalen Gängen entweder sofort erfasst oder am Ende einer Schicht aus dem Gedächtnis rekonstruiert. Die Integration der bereits vorhandenen Systeme ist die günstigere Hälfte jeder Aufgabe.
| Die Tatsache | Wo sie neu eingegeben wird | Einmal erfasst |
|---|---|---|
| Gelieferte Losnummern | Kommissionierprotokoll, dann eine Gutschrift | das Gerät bei der Lieferung |
| Unterschrift und Uhrzeit | Papier, dann der Rechnungsdurchlauf | das Gerät bei der Lieferung |
| Eine Verweigerung an der Tür | ein Telefonanruf, dann eine Gutschrift | an der Tür markiert, mit einem Grund |
| Verfallsdatum auf einer Kiste | Wareneingang, dann die Rückrufliste | Wareneingang, danach von allem gelesen |
Die Palette, die sich selbst zum Dock bewegt
Wo das Volumen es rechtfertigt, ist der Schritt vor dem Lieferwagen eine Palettenbewegung vom Reinraumlager zur Bereitstellungsspur, und eine Maschine kann das übernehmen. Autonome Palettenhubwagen fahren diese Routen ohne Fahrer an Bord, was auch der Weg ist, wie ein Drittlager Kapazität für einen Vertragsstart flexibilisiert.
Wichtig ist, woher die Bewegung kommt. Der Bewegungsauftrag wird in dem System erstellt, das Sie bereits betreiben, und die Fertigstellung wird dorthin zurückgeschrieben, was im Grunde die Integration von Roboter- und Lagersystemen ist. Ein Roboter, der seine eigene private Liste führt, hat einen dritten Ort zum Nachschlagen hinzugefügt.
Im Gesundheitswesen ist ein Liefernachweis, der die gelieferten Losnummern nicht enthält, eine Unterschrift, aber keine Aufzeichnung.
Papier ist nicht das Problem
Ich würde es vorziehen, wenn ein Fahrer eine Papierzettel mit sich führt, den er tatsächlich verwenden kann, als ein Gerät, das eine Lieferung in einem Kellerkorridor ohne Signal nicht öffnen kann. Das Papier ist nicht das, was Sie die Gutschriftanfrage kostet. Das zweite Eintippen ist es. Ich vermute, die meisten Liefer-Apps, die an Lieferunternehmen verkauft werden, wurden für Pakete entwickelt, bei denen ein Barcode die ganze Wahrheit ist, und eine Stationslieferung ist niemals ein Barcode. Wenn das Gerät keine Losnummer zu einer Position speichern kann, ist es eine Kamera mit einer angehängten Rechnung.
Was uns Leute zu Lieferungen und Rechnungen fragen
Wie gelangen Losnummern auf einen Liefernachweis?
Der Kommissionierschritt muss sie zuerst erfassen, Position für Position, und der Lieferschritt muss dieselben Positionen bis zur Tür transportieren. Wenn die Fahrer-App nur die Gesamtbestellung kennt, kann nichts, was Sie bei der Unterschrift tun, die Losnummer danach wiederherstellen. Beheben Sie es an der Kommissionierfront, und die Lieferung erbt es kostenlos. Eine spätere Nachrüstung bedeutet einen zweiten Durchlauf über jede Position.
Was sollte ein Lieferschein für eine Bestellung eines Pflegeheims enthalten?
Genug, damit jemand, der nicht dabei war, einen Streit beilegen kann. Das Konto, die Positionen, die Losnummer und das Verfallsdatum für jede, wer unterschrieben hat, wann und was im Lieferwagen zurückging. Eine Summe und eine Kritzelei ist eine Quittung, keine Aufzeichnung.
Können wir direkt von der Unterschrift des Fahrers aus abrechnen?
Das ist der Sinn dieser Arbeitsweise. Wenn die Unterschrift gegen Positionen und nicht gegen eine Summe erfasst wird, kann der Rechnungsdurchlauf die unterschriebene Lieferung so übernehmen, wie sie ist, und noch in derselben Nacht abrechnen. Kurze und abgelehnte Positionen müssen dafür an der Tür markiert werden.
Ist ein Papier-Liefernachweis noch akzeptabel?
Papier ist nicht das, was Sie im Stich lässt. Viele Lieferungen werden auf Papier unterschrieben und korrekt abgerechnet, weil jemand sie noch am selben Nachmittag sorgfältig eingibt. Das Versagen ist die Lücke zwischen den beiden, und eine schlechte App vergrößert diese Lücke genauso leicht, wie eine gute sie schließt.
Wie aktualisieren Lagerroboter die Lagerbestände in Echtzeit?
Jede abgeschlossene Bewegung sendet eine Bestätigung zurück, die die Ladung, den Abgangsort und den Zielort benennt. Ihr Lagersystem bucht dies als Lagerbewegung, sodass sich die Bestände ändern, wenn Paletten den Besitzer wechseln, und nicht erst bei einer Bestandsaufnahme am Schichtende. Eine fehlgeschlagene oder abgebrochene Bewegung muss eine Ausnahme auslösen, anstatt stillschweigend zu buchen.
Welche Daten tauscht eine Roboterflotte mit einem ERP aus?
Eingehend empfängt sie Aufgabenanfragen, die besagen, was wohin von wo bewegt werden soll, mit einer Priorität und einer Frist. Ausgehend sendet sie Annahmen, Fortschritte, Fertigstellungen, Ausnahmen und Ladungsbestätigungen zurück, die Lagerbewegungen auslösen. Batteriezustand und Fehlercodes bleiben in der Flottenebene und werden für die Berichterstattung zusammengefasst.
Wem gehört der Liefernachweis?
Demjenigen, der das System betreibt, das die Rechnung erstellt. Zwei Eigentümer bedeuten zwei Versionen, und der Kreditreferent hält am Ende immer die ältere.
Wenn Ihr Kreditreferent Lieferungen aus dem Gedächtnis rekonstruiert, ist das eher ein Kettenproblem als ein Personalproblem.
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