La automatización de la entrada de mercancías significa que el recuento que decide lo que se debe se realiza una sola vez, en la puerta, contra el pedido de compra, por la persona que examina el palé. La mayoría de los almacenes lo hacen dos veces. Un verificador anota el faltante en la nota de papel, la nota viaja a la oficina en el bolsillo de alguien, y la cifra se vuelve a introducir una hora más tarde por una persona que no estaba allí. Para entonces, el palé ya ha sido envuelto y guardado. HMRC dice que los registros de IVA deben conservarse durante al menos seis años, y el albarán que firmó en la puerta se encuentra dentro de esas normas de mantenimiento de registros de IVA. Si gestiona un almacén mayorista, ya sabe cómo termina esto. La consulta de crédito llega semanas después, la cuenta se bloquea y alguien en el mostrador de ventas discute sobre cajas que nadie puede contar ahora.
El muelle, la nota y la pistola de enfardar
Un muelle de entrada de mercancías al por mayor es una cola. El camión está aparcado, el conductor quiere que se firme la nota y el verificador tiene una ubicación de picking que reconstruir antes de que salgan las furgonetas.
Las cajas con fecha lo empeoran. Alguien tiene que leer la fecha de la caja además de contar las cajas, porque una entrega con poca vida útil aceptada en la puerta se convierte en su problema y no en el del proveedor.
La nota de papel es lo único que se mueve entre el muelle y la oficina. Se anota con un bolígrafo, se humedece y la pistola de enfardar se coloca encima mientras se termina el palé (el bolígrafo es siempre del almacén, nunca del conductor).
Nadie está siendo descuidado aquí. La información nace en el lugar equivocado. Nace en papel, en una puerta, en manos de alguien a quien también se le pregunta cuándo saldrá el pedido congelado.
La cuenta comercial que pidió esas cajas no verá nada de esto. Verán un extracto.
Lo que gestionamos para un mayorista en Tottenham
Construimos el sistema que un mayorista de alimentos en Tottenham, al norte de Londres, utiliza, y ahora lo gestionamos nosotros. Funciona con Odoo. Solo para clientes comerciales. Algunos de ellos hacen pedidos a través de un sitio web comercial con un carrito. Otros envían un mensaje desde un teléfono mientras están sentados en una furgoneta en la North Circular. De cualquier manera, el pedido se introduce una vez, por el sistema, no por una persona que se lo lee a otra.
Un pedido se verifica contra el stock antes de que alguien lo prepare. Los preparadores trabajan con un dispositivo de almacén y cada línea preparada toma una foto. El conductor toma una firma en un dispositivo en el punto de entrega. Las facturas y la declaración de IVA salen del mismo sistema, y nadie las vuelve a introducir. Los pedidos de compra también se generan allí, y eso es importante aquí, porque la entrada de mercancías tiene entonces algo contra lo que contar.
Nos equivocamos en una cosa al principio. Los inicios de sesión distinguían entre mayúsculas y minúsculas y nadie se lo había dicho al personal del cliente. Todos los inicios de sesión se restablecieron a minúsculas.
¿Cómo se automatiza la entrada de mercancías sin reemplazar el sistema que ya utiliza?
Coloca un dispositivo en la puerta y le proporciona los pedidos de compra abiertos del sistema que tiene. Ese es todo el movimiento. El recuento se realiza contra el pedido, el faltante se registra donde ocurrió y la oficina deja de volver a introducir datos.
La mayoría de los sistemas empresariales entregarán pedidos de compra abiertos y recibirán una línea de recibo, ya sea a través de una interfaz o una exportación programada. Cuando no lo hagan, una capa intermedia entre sistemas retiene el archivo, lo reintenta y evita que la misma entrega se registre dos veces.
El mismo patrón se mantiene cuando lo que está en la puerta es un camión en lugar de una persona. En un centro de distribución minorista, el tramo que se detiene primero es desde el muelle hasta el almacenamiento a granel, que es lo que aborda el artículo de esta semana sobre carretillas elevadoras automatizadas.
No necesita un nuevo sistema de almacén para contar un palé correctamente.
Necesita que el recuento se realice una vez.
Donde el mismo dato se introduce dos veces
Todos los almacenes mayoristas ya tienen sistemas. Lo que les falta es un lugar acordado donde reside el recuento y un momento en que se realiza. La misma brecha aparece en el pico del comercio minorista en línea, donde la capa de movimiento de palés que alimenta la ubicación de picking es la primera en fallar.
Lo mapeamos recorriendo la cadena hacia atrás desde la nota de crédito. Digamos que un proveedor envía cuarenta cajas y llegan treinta y ocho, por ejemplo. Si la diferencia se registra en el muelle, la factura del proveedor no coincide por sí sola y se informa a alguien. Si se registra en el escritorio, la diferencia se convierte en una opinión (nadie gana esa discusión).
| Paso | Introducido dos veces | Introducido una vez |
|---|---|---|
| En el muelle | El verificador escribe en papel | El verificador cuenta contra el pedido |
| Entrega corta | Discutido semanas después | Fotografiado en la puerta |
| Saldo de existencias | Corregido después de un recuento | Se mueve cuando el palé se mueve |
| Factura del proveedor | Conciliado de memoria | Conciliado con la línea de recibo |
| Consulta de crédito | Reconstruido por tres personas | Respondido desde un registro |
El mismo mapeo en un almacén de materiales de construcción comenzaría en el albarán del patio y en un distribuidor de piezas de motor en el recorrido de la furgoneta, pero la pregunta no cambia. ¿Dónde nace el dato y qué lo lee después?
La manipulación es donde esto deja de ser una discusión de papeleo. El Health and Safety Executive establece deberes sobre el transporte en el lugar de trabajo, y un muelle donde la gente camina entre un camión en reversa y un palé es donde esos deberes se aplican.
Donde un camión toma el palé
El tramo físico desde el muelle hasta la ubicación de picking es lo último en automatizarse, y lo más fácil de hacer mal. Una carretilla paletizadora autónoma no necesita que una persona con un portapapeles le diga adónde ir.
Debe tomar la orden de movimiento del sistema que registró la entrega, mover el palé y registrar que el movimiento se realizó. Una capa de gestión de flotas se encarga del enrutamiento y el tráfico. Cuando los camiones son de diferentes marcas, la capa de control cubierta en el artículo de esta semana los mantiene bajo un mismo conjunto de reglas.
El registro de existencias permanece donde ya está.
La automatización de la entrada de mercancías significa que el recuento que decide lo que se debe se realiza una sola vez, en la puerta, contra el pedido de compra, por la persona que examina el palé.
Yo empezaría por la puerta
Preferiría que un almacén arreglara su entrada de mercancías antes de comprar cualquier otra cosa. La puerta no es glamurosa. Todos los demás números del edificio dependen de ella.
La cifra de existencias es una suposición si la entrega se introdujo a partir de una nota. La reconstrucción de una ubicación de picking también es una suposición. También lo es la consulta de crédito, con una factura adjunta.
Mucha gente le dirá que empiece por la ubicación de picking, porque ahí es donde están las horas. Tienen razón en cuanto a las horas. Sigo pensando que debería empezar donde nace el hecho, en una puerta, con un bolígrafo.
Preguntas que nos hacen las personas en el muelle
¿Qué significa realmente la automatización de la entrada de mercancías en un almacén?
Significa que la entrega se cuenta una vez, en la puerta, contra el pedido de compra, en un dispositivo en lugar de en papel. El faltante se registra donde alguien todavía puede ver el palé. Nada de ese recuento se vuelve a introducir después.
¿Cómo integramos robots si nuestro sistema no tiene API?
Un archivo programado hace el trabajo. Exporte los pedidos abiertos, importe las confirmaciones de vuelta y deje que una capa intermedia se encargue de la traducción, los reintentos y las repeticiones. Es más lento que una interfaz en vivo y necesita reglas claras sobre el tiempo, pero deja el sistema central intacto, que suele ser lo que más importa a las personas que pagaron por él.
¿Está nuestro almacén listo para conectar robots a nuestro ERP?
La preparación es principalmente una cuestión de datos. Cada ubicación necesita su propia identidad, los saldos de existencias deben ser fiables y el sistema tiene que entregar el trabajo abierto y recibir las confirmaciones. Cuando los datos maestros son deficientes, la automatización sobre ellos multiplica los errores en lugar de eliminarlos. Primero, corrija los datos.
¿Cómo actualizan los robots de almacén los niveles de stock en tiempo real?
Cada movimiento finalizado envía una confirmación que nombra la carga, el lugar de donde salió y el lugar al que llegó. Su sistema de almacén registra eso como un movimiento de stock, por lo que los saldos cambian a medida que los palés cambian de posición en lugar de al final de un recuento de turno. Un movimiento que falla o se abandona debe generar una excepción en lugar de registrarse silenciosamente. El silencio es el enemigo aquí.
¿Necesitamos códigos de barras en cada caja para contar en la puerta?
Los códigos de barras a nivel de caja son excelentes y la mayoría de los almacenes nunca los obtendrán de todos los proveedores. Contar contra el pedido de compra en un dispositivo le permite avanzar la mayor parte del camino sin pedirle al proveedor que cambie nada. Agregue el escaneo más tarde, en las líneas donde sea rentable.
¿Podemos automatizar la entrada de mercancías sin cambiar la forma en que los proveedores envían las entregas?
En su mayor parte, porque el cambio está todo dentro de su edificio. Su propio recuento se traslada a la puerta y se compara con el pedido de compra.
Si su puerta de entrada de mercancías todavía funciona con papel, ahí es donde empezaríamos. Estamos en Wimbledon y viajamos.
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