La automatización de pedidos de compra en un almacén de ingeniería significa que la pieza que solicita un operario se escribe una vez, en la solicitud, y es leída por todos después. El comprador la lee. Recepción de mercancías la lee cuando llega la caja. La conciliación de facturas la lee tres semanas después, cuando un proveedor quiere cobrar y alguien tiene que demostrar lo que se pidió. En la mayoría de los sitios no funciona así. Un operario escribe un número de pieza en el reverso de una orden de trabajo, el encargado del almacén lo copia en una hoja de cálculo, el comprador lo introduce en el libro de compras, y el número se escribe tres veces antes de que alguien toque la estantería. La Guía sobre facturación y cobro a clientes establece lo que un proveedor debe incluir en el documento con el que se concilia. También se concilia con la propia letra.
Prefiero comprar tarde que dos veces
Creo que la hoja de cálculo intermedia es el verdadero problema, y nadie la defiende en voz alta.
Cada almacén tiene una. Se encuentra entre las órdenes de trabajo y el libro de compras, tiene una pestaña por proveedor, y una persona la entiende. Esa persona es también la que sabe qué comerciante todavía suministra el rodamiento obsoleto. Si se elimina la hoja de cálculo, la compra se ralentiza durante quince días.
Si se deja, se paga por una pieza que ya está en una estantería de arriba, porque la estantería nunca estuvo en la hoja de cálculo.
Lo que realmente ve el mostrador del almacén
Un operario llega al mostrador con un número de trabajo y la mitad de un número de pieza.
El resto está en la unidad antigua, que todavía está en la máquina, así que alguien vuelve con una cámara de teléfono. El encargado del almacén la encuentra en la estantería o no. Si no, se añade a la lista. La lista es un bloc junto a la tetera, o una hoja de cálculo, o un mensaje al comprador, y en una mala semana son las tres cosas. (El bloc gana.) Para cuando se genera un pedido, la orden de trabajo ha avanzado, nadie ha escrito la pieza contra el trabajo, y el coste no se registra en ningún sitio.
Luego está la escalera de mano. Los artículos de baja rotación se encuentran por encima de la altura de la cabeza, por lo que los niveles mínimos y máximos de esas líneas son una ficción y el comprador es el último en enterarse.
¿Cómo funciona la automatización de pedidos de compra si el almacén funciona con papel?
Se empieza moviendo la solicitud, no el pedido de compra.
La solicitud es donde nace el número de pieza, por lo que es el único lugar donde vale la pena ser estricto. Un operario la genera contra el trabajo, en un dispositivo en el mostrador, eligiendo de una lista de piezas que ya existen en el sistema con un proveedor nombrado y un último precio. El comprador aprueba una línea en lugar de volver a escribirla. Recepción de mercancías registra la entrega contra esa misma línea, y la factura llega a una conciliación a tres bandas que nadie tiene que montar a mano.
HMRC dice que los registros de IVA deben conservarse durante al menos seis años, lo cual es mucho más fácil cuando el pedido, la entrega y la factura nunca fueron tres documentos separados. Los registros son la mitad de este trabajo de todos modos, como nuestro artículo sobre el mantenimiento de una línea regulada establece, donde el registro de mantenimiento y el estado validado deben estar actualizados antes de que algo se reinicie.
Dónde empezaríamos en un almacén de ingeniería
Todavía no hemos hecho esto en un almacén de MRO, así que aquí es donde empezaríamos.
La primera mañana es en el mostrador. Se quieren las líneas que realmente se mueven, el comerciante de cada una, y una respuesta honesta sobre lo que hace la hoja de cálculo que el sistema no hace. Digamos que un sitio tiene cuatrocientas líneas de stock y cien de ellas rotan cada semana. Esas cien son las que merecen un último precio, un nivel mínimo y un proveedor nombrado, y el resto puede permanecer como texto libre hasta que se ganen algo mejor. Este es un ejemplo práctico en lugar de un punto de referencia.
Cuando el cuello de botella resulta ser el movimiento en lugar de la compra, la respuesta es diferente, lo que nuestro artículo sobre la flexibilidad de la capacidad de palés cubre. La mayoría de las veces es la compra. Unir lo que ya se tiene en funcionamiento es el trabajo que hacemos, y comienza con el hecho, no con el software.
| Paso | Escrito dos veces | Escrito una vez |
|---|---|---|
| Pieza identificada | En la orden de trabajo, luego en un bloc | En la solicitud, contra el trabajo |
| Pedido generado | Introducido en el libro desde una lista | Aprobado desde la línea de solicitud |
| Llega la entrega | Nota firmada, introducida en el escritorio más tarde | Registrada contra el pedido en el mostrador |
| Factura verificada | Tres documentos encontrados y comparados | Conciliada en la línea que existe |
| Gasto contra trabajo | Sumado a fin de mes | Registrado en la línea desde el principio |
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Los pedidos de compra se generan en ese mismo sistema. Esto importa más de lo que parece, porque todo lo demás que hace el negocio se basa en él. Los clientes piden en un sitio web comercial con una cesta, o por mensaje desde un teléfono, y de cualquier manera el pedido se introduce una vez. Un pedido se verifica contra el stock antes de que alguien lo recoja. Los recolectores trabajan en un dispositivo de almacén y cada línea recogida toma una foto. El conductor toma una firma en un dispositivo en el punto de entrega. Las facturas y la declaración de IVA salen del mismo sistema y nadie las vuelve a escribir.
Un almacén de ingeniería no es un mayorista de alimentos. Las piezas son más lentas, las líneas tienen una vida útil más larga y nada tiene fecha. (Las fechas son todo el argumento en la alimentación.) Sin embargo, el hábito es el mismo. Un lugar donde nace el hecho, y todo lo que está aguas abajo lo lee en lugar de copiarlo.
El tramo que una máquina puede recorrer
Las piezas preparadas todavía tienen que llegar al trabajo, y ese es el tramo que vale la pena dar a una máquina. Las carretillas elevadoras autónomas toman una orden de movimiento del sistema que la generó y reportan el movimiento al mismo lugar. Un hecho, un hogar. Qué máquina realiza el transporte importa menos que si un gestor de flotas puede comandar máquinas de más de un fabricante, el punto de nuestro artículo sobre controladores, donde el controlador subyacente establece la clasificación de seguridad y la navegación también. Las páginas de transporte en el lugar de trabajo de Health and Safety Executive cubren el lado del deber.
La automatización de pedidos de compra en un almacén de ingeniería significa que la pieza que solicita un operario se escribe una vez, en la solicitud, y es leída por todos después.
Preguntas que surgen en el mostrador
¿Pueden las carretillas elevadoras autónomas integrarse con nuestro ERP?
No se conectan directamente a él. Una capa de flota se interpone, toma el trabajo de su sistema de negocio a través de una interfaz documentada y lo convierte en misiones. Las finalizaciones y confirmaciones de carga regresan de la misma manera, por lo que el sistema que ya tiene en funcionamiento sigue siendo el registro de stock.
¿Cómo integramos robots si nuestro sistema no tiene API?
Una exportación e importación programadas sigue funcionando. El trabajo abierto sale en un horario, las confirmaciones regresan y el middleware maneja la traducción, los reintentos y los duplicados. Es más lento que una interfaz en vivo y necesita reglas de tiempo claras, pero deja el sistema central intacto, lo que en un paquete financiero antiguo suele ser el objetivo principal y la razón por la que el proyecto se aprueba.
¿Qué es una conciliación a tres bandas en la gestión de pedidos de compra?
Es la verificación de que el pedido, la entrega y la factura coinciden antes de que se pague. Hecho a mano significa encontrar tres documentos. Hecho en un solo registro significa leer una línea, porque los tres eventos se escribieron contra ella.
¿Necesitamos reemplazar nuestro sistema financiero para automatizar los pedidos de compra?
Normalmente no. La mayor parte del problema reside antes del libro mayor, donde las solicitudes llegan en papel, en hojas de cálculo y como mensajes al comprador.
¿Quién debe generar la solicitud en un almacén de ingeniería?
La persona que conoce la pieza, que es el operario o el encargado del almacén, en lugar del comprador. Los compradores aprueban y negocian. Pedir a un comprador que interprete un número de pieza escrito en el reverso de una orden de trabajo es la forma en que el rodamiento equivocado llega un jueves.
¿Cuánto tiempo se tarda en configurar la automatización de pedidos de compra?
Menos tiempo del que lleva organizar los datos. Conectar las piezas rara vez es el problema principal. Acordar qué líneas de stock merecen un proveedor nombrado, un último precio y un nivel mínimo sí lo es, y ese trabajo pertenece a su almacén, no a nosotros.
Si el número de pieza en su almacén se escribe tres veces antes de que alguien toque una estantería, esa es la cadena que mapearíamos primero, desde nuestra oficina en Wimbledon, en el suroeste de Londres.
Reserve un mapeo de cadena de medio día, o lea lo que conectamos.
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