L'automatisation des bons de commande dans un magasin d'ingénierie signifie que la pièce demandée par un monteur est saisie une seule fois, sur la demande d'approvisionnement, et lue par tous par la suite. L'acheteur la lit. Le service réception la lit lorsque la boîte arrive. Le service de rapprochement des factures la lit trois semaines plus tard, lorsqu'un fournisseur demande à être payé et que quelqu'un doit prouver ce qui a été commandé. Sur la plupart des sites, cela ne fonctionne pas ainsi. Un monteur écrit un numéro de pièce au dos d'une fiche de travail, le responsable du magasin le copie dans une feuille de calcul, l'acheteur le saisit dans le grand livre des achats, et le numéro est écrit trois fois avant que quiconque ne touche l'étagère. Le guide sur la facturation et l'encaissement des paiements indique ce qu'un fournisseur doit mentionner sur le document que vous comparez. Vous comparez également votre propre écriture.
Je préfère acheter en retard que deux fois
Je pense que la feuille de calcul au milieu est le vrai problème, et personne ne la défend ouvertement.
Chaque magasin en a une. Elle se trouve entre les fiches de travail et le grand livre des achats, elle a un onglet par fournisseur, et une seule personne la comprend. Cette personne est aussi celle qui sait quel commerçant fournit encore le roulement obsolète. Supprimez la feuille de calcul et les achats ralentissent pendant quinze jours.
Laissez-la et vous payez une pièce qui est déjà sur une étagère à l'étage, parce que l'étagère n'a jamais été dans la feuille de calcul.
Ce que le guichet du magasin voit réellement
Un monteur arrive au guichet avec un numéro de travail et la moitié d'un numéro de pièce.
Le reste est sur l'ancienne unité, qui est toujours sur la machine, donc quelqu'un retourne avec un appareil photo de téléphone. Le responsable du magasin le trouve sur l'étagère ou non. Si non, il va sur la liste. La liste est un bloc-notes près de la bouilloire, ou une feuille de calcul, ou un message à l'acheteur, et dans une mauvaise semaine, c'est les trois. (Le bloc-notes gagne.) Au moment où une commande est passée, la fiche de travail a avancé, personne n'a écrit la pièce par rapport au travail, et le coût n'atterrit nulle part.
Ensuite, il y a l'escabeau. Les articles à faible rotation vivent au-dessus de la hauteur de la tête, c'est pourquoi les niveaux min et max sur ces lignes sont une fiction et l'acheteur est le dernier à le découvrir.
Comment fonctionne l'automatisation des bons de commande si le magasin est sur papier ?
Vous commencez par déplacer la demande d'approvisionnement, pas le bon de commande.
La demande d'approvisionnement est l'endroit où le numéro de pièce est créé, c'est donc le seul endroit où il vaut la peine d'être strict. Un monteur la crée par rapport au travail, sur un appareil au guichet, en choisissant dans une liste de pièces qui existent déjà dans le système avec un fournisseur nommé et un dernier prix. L'acheteur approuve une ligne plutôt que d'en retaper une. Le service réception enregistre la livraison par rapport à cette même ligne, et la facture arrive dans un rapprochement à trois voies que personne n'a à assembler à la main.
Le HMRC stipule que les registres de TVA doivent être conservés pendant au moins six ans, ce qui est beaucoup plus facile lorsque la commande, la livraison et la facture n'ont jamais été trois documents distincts. Les registres représentent la moitié de ce travail de toute façon, comme notre article sur l'entretien d'une ligne réglementée le décrit, où le journal de maintenance et l'état validé doivent tous deux être à jour avant que quoi que ce soit ne redémarre.
Par où commencerions-nous dans un magasin d'ingénierie
Nous n'avons pas encore fait cela dans un magasin MRO, voici donc par où nous commencerions.
La première matinée se passe au guichet. Vous voulez les lignes qui bougent réellement, le fournisseur sur chacune d'elles, et une réponse honnête sur ce que la feuille de calcul fait que le système ne fait pas. Supposons qu'un site gère quatre cents lignes de stock et que cent d'entre elles tournent chaque semaine. Ces cent sont celles qui méritent un dernier prix, un niveau min et un fournisseur nommé, et le reste peut rester en texte libre jusqu'à ce qu'elles méritent mieux. C'est un exemple travaillé plutôt qu'un point de référence.
Lorsque le goulot d'étranglement s'avère être le déplacement plutôt que l'achat, la réponse est différente, ce que notre article sur la flexibilité de la capacité des palettes couvre. La plupart du temps, il s'agit de l'achat. Relier ce que vous utilisez déjà est le travail que nous faisons, et cela commence par le fait, pas par le logiciel.
| Étape | Saisie deux fois | Saisie une fois |
|---|---|---|
| Pièce identifiée | Sur la fiche de travail, puis un bloc-notes | Sur la demande d'approvisionnement, par rapport au travail |
| Commande passée | Saisie dans le grand livre à partir d'une liste | Approuvée à partir de la ligne de demande d'approvisionnement |
| Livraison arrive | Note signée, saisie au bureau plus tard | Enregistrée par rapport à la commande au guichet |
| Facture vérifiée | Trois documents trouvés et comparés | Rapprochée sur la ligne qui existe |
| Dépense par rapport au travail | Additionnée en fin de mois | Reportée sur la ligne dès le début |
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Les bons de commande sont émis dans ce même système. Cela a plus d'importance qu'il n'y paraît, car tout le reste de l'activité de l'entreprise en dépend. Les clients commandent sur un site web professionnel avec un panier, ou par message depuis un téléphone, et dans les deux cas, la commande est saisie une seule fois. Une commande est vérifiée par rapport au stock avant que quiconque ne la prépare. Les préparateurs travaillent sur un appareil d'entrepôt et chaque ligne préparée prend une photo. Le chauffeur prend une signature sur un appareil au moment de la livraison. Les factures et la déclaration de TVA proviennent du même système et personne ne les ressaisit.
Un magasin d'ingénierie n'est pas un grossiste alimentaire. Les pièces sont plus lentes, les lignes ont une durée de vie plus longue, et rien n'a de date. (Les dates sont tout l'argument dans l'alimentation.) L'habitude est la même cependant. Un endroit où le fait est créé, et tout ce qui est en aval le lit plutôt que de le copier.
La partie qu'une machine peut prendre en charge
Les pièces préparées doivent encore atteindre le poste de travail, et c'est cette partie qui mérite d'être confiée à une machine. Les chariots élévateurs autonomes prennent un ordre de mouvement du système qui l'a émis et signalent le mouvement au même endroit. Un fait, un seul domicile. La machine qui effectue le transport importe moins que la capacité d'un gestionnaire de flotte à commander des machines de plusieurs fabricants, l'objet de notre article sur les contrôleurs, où le contrôleur sous-jacent définit également la classification de sécurité et la navigation. Les pages sur le transport en milieu de travail du Health and Safety Executive couvrent l'aspect des obligations.
L'automatisation des bons de commande dans un magasin d'ingénierie signifie que la pièce demandée par un monteur est saisie une seule fois, sur la demande d'approvisionnement, et lue par tous par la suite.
Questions qui se posent au guichet
Les chariots élévateurs autonomes peuvent-ils s'intégrer à notre ERP ?
Ils ne s'y connectent pas directement. Une couche de gestion de flotte se situe entre les deux, prend le travail de votre système d'entreprise via une interface documentée, et le transforme en missions. Les achèvements et les confirmations de chargement reviennent de la même manière, de sorte que le système que vous utilisez déjà reste le registre des stocks.
Comment intégrer des robots si notre système n'a pas d'API ?
Une exportation et une importation planifiées fonctionnent toujours. Le travail en cours est exporté selon un calendrier, les confirmations reviennent, et le middleware gère la traduction, les tentatives et les doublons. C'est plus lent qu'une interface en direct et cela nécessite des règles de synchronisation claires, mais cela laisse le système central intact, ce qui, sur un ancien progiciel financier, est généralement tout l'intérêt et la raison pour laquelle le projet est approuvé.
Qu'est-ce qu'un rapprochement à trois voies dans la gestion des achats ?
C'est la vérification que la commande, la livraison et la facture concordent avant que quiconque ne paie. Fait à la main, cela signifie trouver trois documents. Fait sur un seul enregistrement, cela signifie lire une ligne, car les trois événements ont été enregistrés par rapport à celle-ci.
Devons-nous remplacer notre système financier pour automatiser les bons de commande ?
Généralement non. La plupart des difficultés se situent avant le grand livre, où les demandes d'approvisionnement arrivent sur papier, dans des feuilles de calcul et sous forme de messages à l'acheteur.
Qui devrait émettre la demande d'approvisionnement dans un magasin d'ingénierie ?
La personne qui connaît la pièce, c'est-à-dire le monteur ou le responsable du magasin, plutôt que l'acheteur. Les acheteurs approuvent et négocient. Demander à un acheteur d'interpréter un numéro de pièce écrit au dos d'une fiche de travail est la raison pour laquelle le mauvais roulement arrive un jeudi.
Combien de temps faut-il pour configurer l'automatisation des bons de commande ?
Moins de temps que le nettoyage des données. La connexion des pièces est rarement le point le plus long. L'accord sur les lignes de stock qui méritent un fournisseur nommé, un dernier prix et un niveau min l'est, et ce travail appartient à votre magasin plutôt qu'à nous.
Si le numéro de pièce dans votre magasin est écrit trois fois avant que quiconque ne touche une étagère, c'est la chaîne que nous cartographierions en premier, depuis notre bureau de Wimbledon dans le sud-ouest de Londres.
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